Häufig gestellte Fragen rotkreuzNachrichten
Manche Fragen werden uns häufiger gestellt. Wir haben diese nach Themenbereichen sortiert und liefern Ihnen die Antworten.
Ist Ihre Frage nicht dabei? Oder wünschen Sie weitere Informationen? Dann sind wir natürlich auch telefonisch oder per E-Mail für Sie da!
Wie registriere ich mich?
Sobald der unterschriebene Vertrag bei uns eingetroffen ist, erfolgt die Freischaltung Ihres Verbandes.
Ihr Geschäftsführer/Datenpfleger kann dann in der Benutzerverwaltung die gewünschten Mitarbeiter mit Lese- bzw. Schreibrechten für das Portal freischalten.
Das Portal DRK-Mitgliederbrief ist an das Single-Sign-On von www.drk-intern.de angebunden. Somit können Sie Ihre gewohnten Zugangsdaten nutzen.
Bei der Erstanmeldung werden einmalig Ihre Verbandsdaten aus der DRK-Benutzerverwaltung an das Portal www.drk-mitgliederbrief.de übertragen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt gemäß EU-DSGVO. Die Daten der von Ihnen für das Portal freigeschalteten Mitarbeiter, erfolgt erst, wenn sich der freigeschaltete Mitarbeiter erstmalig auf www.drk-mitgliederbrief.de eingeloggt hat.
Einloggen:
Auf www.drk-mitgliederbrief.de klicken Sie oben rechts auf Login. Geben Sie hier ihre gewohnten Logindaten von drk-intern.de ein und Sie gelangen in den eingeloggten Bereich von www.drk-mitgliederbrief.de. Sie haben nun in der Menüleiste zwei neue Auswahlpunkte: Mitgliederbriefe und Nutzerbereich.
Was kostet das Online-Portal?
Die jährliche Beitragspauschale für das Online-Portal berechnet sich anhand der Größe des DRK-Verbands. Der Portalzugang wird als Verbandslizenz mit beliebig viele Zugängen vergeben. Hier finden Sie Preise und Leistungen in einer Übersicht.
Welche Nutzungslizenzen gibt es?
Eine Verbandslizenz enthält beliebig viele Lizenzen. Es können Lese- und/oder Schreibrechte für die jeweiligen Mitarbeiter eingerichtet werden.
Wie kann ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV) gemäß Art. 28 DSGVO abschließen?
Eine Vorlage für den Vertrag sowie für die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie auf unserer Internetseite unter Allgemeine Information/Registrierung.
Den ausgefüllten Vertrag und die Vereinbarung schicken Sie an die DRK-Service GmbH. Sie werden dann für die Nutzung des Portals freigeschaltet.
Wo kann ich meine Kontaktdaten einsehen/ändern?
Im Login-Bereich auf www.drk-mitgliederbrief.de sind die Nutzer- und Verbandsdaten hinterlegt. Um in den Login-Bereich zu gelangen, muss Ihr Verband für das Online-Portal freigeschaltet sein. Siehe auch: Wie registriere ich mich?
Wo kann ich mein Passwort neu vergeben und Einstellungen ändern?
Das Portal DRK-Mitgliederbrief ist an das Single-Sign-On von www.drk-intern.de angebunden. Die Passwortverwaltung erfolgt somit zentral in der DRK-Benutzerverwaltung. Die Benutzerverwaltung erreichen Sie unter www.drk-intern.de.
Wo lege ich verschiedene Nutzer und deren Rechte fest?
Das Portal DRK-Mitgliederbrief ist an das Single-Sign-On von www.drk-intern.de angebunden. Somit kann Ihr Geschäftsführer/Datenpfleger in der Benutzerverwaltung die gewünschten Mitarbeiter mit Lese- bzw. Schreibrechten für das Portal freischalten.
Dazu wählen Sie aus der Mitarbeiter aus der Liste aus und gehen dann auf die Datenbank ‚Mitgliederbrief‘ und setzen dort das Benutzerprofil für den Mitarbeiter auf aktiv und bei Berechtigung legen Sie fest ob dieser Lese- bzw. Schreibrechte haben soll. Mit dem Klick auf ‚Speichern‘ werden die Änderungen übernommen.
Der Mitarbeiter kann sich nun mit seinem bekannten Benutzernamen und Passwort von drk-intern.de im Portal www.drk-mitgliederbrief.de einloggen. Sollte er sein Passwort vergessen haben, gibt es beim Login auch die ‚Kennwort vergessen?‘ Funktion.
Eine ausführliche Anleitung zur Benutzerverwaltung ist auf www.drk-intern.de bereitgestellt. Hier gelangen Sie direkt dorthin.
Sollten Sie nicht wissen, wer bei Ihnen im Verband der Datenpfleger ist, können Sie dies bei der Login-Hotline (Telefon 030 85 610 27 20, Mail login@drk-intern.de) zu den DRK-Datenbanken erfragen.
Informationen zur neuen EU Datenschutzgrundverordnung - DSGVO
Unsere Datenschutzerklärung gemäß der neuen EU Datenschutzgrundverordnung - DSGVO finden Sie hier.
Kann der Mitgliederbrief 'rotkreuzNachrichten' auch als Newsletter versendet werden?
Der Mitgliederbrief 'rotkreuzNachrichten' kann durch die DRK-Service GmbH auch als Newsletter versendet werden. Dies beinhaltet den Versand der PDF-Datei mit kurzem Teaser der Themen von Seite 1 (Mittelteil) inkl. Verlinkung auf die PDF.
Näheres zu Preisen und Voraussetzungen haben wir im Vertrag unter Punkt III zusammengefasst.
Geht es auch, den Mitgliederbrief ausschließlich als Newsletter zu versenden?
Natürlich geht ein ausschließlicher Versand per Mail, den Sie auch über Ihre eigene Infrastruktur vornehmen können. Die jährliche Nutzungsgebühr für das Modul Mitgliederbrief beinhaltet, dass Sie Ihre erstellten Ausgaben als Web-PDF erhalten. Wir stellen Ihnen diese in Ihrem Archivordner zur Verfügung. Sie können diese dann für den Versand nutzen. Wenn wir in Ihrem Auftrag den Versand vornehmen sollen, dann gelten die vorgenannten Preise.
Tipp: Veröffentlichen Sie die WEB-PDF auch auf Ihrer Homepage! Damit erreichen Sie noch mehr Leser.
Sind Hauswurfsendungen möglich?
Generell können wir Ihnen auch für solche Produkte ein Angebot unterbreiten. Hier passt allerdings der Mitgliederbrief ‚rotkreuzNachrichten‘ nicht ideal. Der große Vorteil der rotkreuzNachrichten ist die persönliche Ansprache an Ihre Mitglieder. Da auch ein personalisierter Druck erfolgt, wäre dieses Produkt zu teuer für einheitliche, unpersonalisierte Hauswurfsendungen. Gern erstellen wir Ihnen dafür ein Individualangebot. Dazu benötigen wir die Angabe, wo Sie die Hauswurfsendungen verteilen wollen; entweder komplette Postleitzahlbereiche oder einzelne Ortsnamen als Liste.
Gibt es die Möglichkeit, eigene Einleger beizulegen, zum Beispiel Werbung für ein DRK-Angebot?
Da Sie im Webportal einzelne oder alle Beiträge durch eigene Bilder und Texte austauschen können, steht Ihnen natürlich frei, dort auch werbliche Angebote Ihres KV zu platzieren. Einen Einleger kann man jedoch nicht beilegen, da die rotkreuzNachrichten produktionstechnisch fest definiert sind. Es handelt sich bei dem Angebot um eine Zusammenproduktion mehrerer Aufträge, die es uns möglich macht dem Preis auch für kleinere Auflagen so günstig darzustellen.
Wie sieht der Mitgliederbrief aus?
Beispielansichten für einen vier- oder sechsseitigen Mitgliederbrief finden Sie hier. Das offene Format wird auf DIN lang gefalzt und als Selfmailer verschickt. Außen zu sehen sind die Anschriftenseite und rückseitig die Inhaltsübersicht.
Wie kann ich die rotkreuzNachrichten mit meinen Verbandsdaten füllen?
Die Verbandsdaten werden automatisch in das Layout gezogen, da nach erstmaliger Anmeldung auf www.drk-mitgliederbrief.de die Informationen aus der DRK-Benutzerverwaltung gezogen werden.
Im Menü Nutzerbereich -> Verband bearbeiten können Sie jederzeit Ihre Angaben ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderungen nicht an die Benutzerverwaltung zurückgespielt werden. Der Datenübertrag von der Benutzerverwaltung erfolgt nur einmalig zum Start.
Im Menü Nutzerbereich -> Verband bearbeiten müssen Sie auch noch weitere Felder ausfüllen, die für die Personalisierung Ihrer rotkreuzNachrichten auf Seite 1 und auf Seite 4 im Impressum benötigt werden.
Damit auch Ihr Absender im Editorial mit Bild, Unterschrift und Funktion erscheint, müssen diese Angaben einmalig im Menü Nutzerbereich -> Mitarbeiter bearbeiten vorgenommen werden.
Wie werden die rotkreuzNachrichten personalisiert?
Die Personalisierung mit den Adressen der Fördermitglieder erfolgt während des Drucks. Wenn Sie den Druck und Versand Ihrer rotkreuzNachrichten wünschen, werden die von Ihnen zu der jeweiligen Ausgabe übermittelten Adressdaten verwendet.
Wie kann ich meine eigenen Inhalte einstellen?
Im Login-Bereich des Online-Portals werden an den einzelnen Seiten des Mitgliederbriefs Bearbeitungswerkzeuge angezeigt. Hier können Sie Ihre Texte und Bilder gegen die vorhandenen Inhalte austauschen. Feststehende, nicht austauschbare Elemente sind das Logo rotkreuzNachrichten, das DRK-Kompaktlogo und der Freimachungsvermerk der Deutschen Post.
Die Texteingabefelder sind zu klein. Wie kann ich meinen kompletten Text sehen ohne zu scrollen?
Die Felder in denen Sie den Text bearbeiten/editieren können, sind auf ein Grundraster eingestellt. Bei längeren Textfeldern haben Sie die Möglichkeit mittels seitlichen Scrollbalken den Textlauf zu verfolgen.
Für eine Anpassung/Vergrößerung des Textfeldes, gehen Sie mit der Maus auf das graue Dreieck (roter Pfeil im Bild unten) in der unteren rechten Ecke. Mit dem bei Mouseover angezeigtem Pfeil können Sie das Feld auf Ihre gewünschte Größe aufziehen.
Wie lang können meine Artikeltexte sein? Welche Zeichenlänge hat welcher Text?
Hier finden Sie Beispielseiten im PDF-Format mit der Angabe der Zeichenlänge je Text (bei Arial bzw. Helvetica, 9 Punkt).
Erste Seite: Editorial
Mittelseite: 1 Artikel, 1 Bild
Mittelseite: 1 Artikel, 2 Bilder
Mittelseite: 2 Artikel, 1 Bild
Mittelseite: 2 Artikel, 2 Bilder
Mittelseite: 2 Artikel dreispaltig, 2 Bilder
Mitteilseite: 3 Artikel, 2 Bilder
Mitteilseite: 3 Artikel zweispaltig, 2 Bilder
Mitteilseite: 3 Artikel, 3 Bilder
Mittelseite: 4 Artikel ohne Bilder
Letzte Seite: 2 Artikel, 2 Bilder
Letzte Seite: 2 Artikel, je 1 Bild
Welchen Browser sollte ich benutzen?
Wir empfehlen für die ideale Darstellung der Voransicht Ihres angepassten Mitgliederbriefes die Nutzung von Firefox.
Jeder Browser hat ganz spezifische Eigenarten. Häufig sind diese Eigenarten abhängig vom verwendeten Betriebssystem. Der meistgenutze Browser ist aktuell in Deutschland Google Chrome, gefolgt von Firefox. Da Google Chrome bei vielen Firmen aufgrund von Datenschutzvorgaben nicht genutzt wird, haben wir uns für den Firefox als Basis entschieden.
Zu Unterschiedlichen Darstellungen ggü. Google Chrome kommt es z.B. bei der Silbentrennung, die Google Chrome nicht unterstützt und Sie somit ggf. mehr Zeilen für Ihren Text benötigen als mit Silbentrennung. Bitte nehmen Sie keinesfalls manuell die Silbentrennung vor, da bei leicht geändertem Textlauf sich diese verschieben kann und somit mitten in der Zeile stehen würde. Die Silbentrennung wird von uns nach Ihrer Freigabe vorgenommen. Siehe Infobutton oben rechts im Bearbeitungsbereich der einzelnen Seiten.
Der Internet Explorer zeigt Ihnen unter Umständen die Bilder verzerrt an.
Welche Bildformate kann ich hochladen?
Folgende Bildformate können Sie für den Mitgliederbrief hochladen: jpg, jpeg, tif, tiff, bmp, svg
Diese Formate werden nach dem Upload auf Druckfähigkeit geprüft und eine Ampel zeigt Ihnen an, ob das Bild druckfähig ist.
Grün: optimale Bildqualität
Gelb: eingeschränkte Bildqualität (die Auflösung ist für den Druck nicht optimal, das Druckbild wirkt verpixelt/grobkörnig und somit unscharf)
Rot: Für den Druck ungeeignet
Warum können keine png, ai und gif-Dateien etc. hochgeladen werden?
Bei diesen Dateien handelt es sich um Webformate bzw. Dateien, die für den Mitgliederbrief nicht korrekt dargestellt werden können. Die gängigsten Formate haben wir bei der Programmierung berücksichtigt. Für alle anderen Formate müssten Sie mittels speziellen Programmen die Datei konvertieren.
Welche Auflösung müssen meine Bilder haben und wie prüfe ich das?
Bildprüfung im Portal:
Wenn Sie im Mitgliederbrief rotkreuzNachrichten eigene Fotos oder Grafiken verwenden möchten, dann wählen Sie einfach den Bearbeitungsbutton neben dem Bildelement. Es öffnet sich ein Bearbeitungsbereich. Hier können Sie Ihr Bild auswählen, in dem Sie auf den 'Duchsuchen' Button gehen und dann den Ordner auswählen in dem Ihr Bild liegt und das entsprechende Bild auswählen. Sie müssen bei der Verwendung eigener Bilder immer den entsprechenden Bildnachweis angeben. Sie gehen dann auf 'speichern'. Dies löst den Upload und die damit verbundene Bildprüfung aus. Neben dem Bild wird dann das Ergebnis der Bildprüfung wie folgt angezeigt:
Grün: optimale Bildqualität (>= 118 px/cm)
Gelb: eingeschränkte Bildqualität (59 px/cm < 118 px/cm), die Auflösung ist für den Druck nicht optimal, das Druckbild kann verpixelt/grobkörnig und somit unscharf sein, je nach Motiv
Rot: Für den Druck ungeeignet (< 59 px/cm)
Eine rote Markierung beeinflusst auch die Seitenfreigabe. Eine Seite die ein rot markiertes Bild enthält, kann nicht freigegeben werden.
Die Bildrechte beziehen sich zum einen auf die auf dem Bild dargestellten Personen sowie auf den Urheber, den Fotografen des Bildes. Von beiden muss das schriftliche Einverständnis vorliegen, das Bild im Rahmen des DRK-Mitgliederbriefs zu veröffentlichen. Dann liegen die sogenannten Nutzungsrechte vor.
Für die Einbringung eigener Inhalte, z.B. Logos, Grafiken, Motive und Texte sind allein Sie verantwortlich.
Der Urheber des Bildes muss im Fotonachweis genannt werden. Deshalb ist dieses Feld ein Pflichtfeld, wenn Sie eigene Bilder hochladen. Es kann außerdem die Firma/der Verband genannt werden, bei dem die Nutzungsrechte für das Bild liegen.
Wie kann ich die Vorschau ausdrucken?
Sie wollen sich Ihre angepasste Seite ausdrucken.
Unsere Webmaster haben versucht die Funktion 'Druckvorschau' bestmöglich anzupassen. Jedoch interpretiert jeder Webbrowser Bilder und CSS-Befehle anders, so dass es immer zu Abweichungen kommt. Wir empfehlen folgende drei Möglichkeiten:
Internet Explorer:
Gehen Sie auf das Zahnrad oben rechts und dann auf Drucken -> Druckvorschau. Im Normalfall ist hier voreingestellt auf Größe anpassen. Sie müssen im Auswahlmenü jedoch auf ca. 85% runterskalieren. Bitte testen Sie, bei welcher Einstellung die Seite bei Ihnen am optimalsten angezeigt wird, da hier wie gesagt Abhängigkeiten von Browserversion etc. unterschiedliche Darstellungen verursachen. Der Internet Explorer zeigt grau hinterlegte Kästen nicht grau an.
Firefox:
Gehen Sie auf Datei -> Druckvorschau. Im Menü Seite einrichten skalieren Sie auf 97% runter. Auch hier bitte eigene Vorgaben ausprobieren um eine ideale Vorschau zu erhalten, da sich die Ansicht von Browserversion etc. unterscheiden kann. Auch der Firefox zeigt in der Vorschau die grau hinterlegten Kästen nicht grau an.
Drucken genau wie angezeigt:
Ein Ausdrucken genau wie am Bildschirm angezeigt ist mit Druckscripts kaum möglich. Wollen Sie die Seite genau wie auf dem Bildschirm angezeigt drucken, hilft nur ein Screenshot. Dazu das Browserfenster auf Vollbildschirm stellen und Ihre Bildschirmansicht so skalieren, dass Sie die ganze Seite angezeigt bekommen. Nun mittels der Drucktaste (alternativ Alt+Print+Screen) den Screenshot erstellen. Diesen können Sie dann in einem Bildbearbeitungsprogramm wie z.B. Paint aus Ihrer Zwischenablage einfügen und speichern.
Mit dem Snipping Tool: Noch schöner und präziser können Sie mit dem Snipping Tool welches auf jedem Windows-Rechner unter Start -> Windows-Zubehör -> Snipping Tool zu finden ist, nur den gewünschten Bildbereich der Seite ausschneiden. Hierfür das Tool starten, auf Neu gehen und den Ausschnitt auf dem Bildschirm mit gedrückter Maustaste auswählen. Sie sehen anschließend die Vorschau und können diesen über Datei -> drucken ausdrucken oder über Datei -> speichern als Bild abspeichern.
Wie funktioniert die Freigabe des Mitgliederbriefes?
Wenn alle Texte, Bilder, Signaturen, Absender und sonstige Änderungen Ihren Vorstellungen entsprechen geben Sie den Mitgliederbrief frei. Entweder gehen Sie dafür auf den Freigabebutton oben rechts auf den einzelnen Seiten, oder im Menü Nutzerbereich -> Freigabe Mitgliederbrief. Hier erhalten Sie eine übersicht über die zur Verfügung gestellten Seiten und können für die von Ihnen bearbeiteten und gewünschten Seiten die Freigabe erteilen. Sie können auch Ihre Freigabe Stück für Stück für einzelne Seiten erteilen. Je nachdem für welches Produkt (4- oder 6-Seiter) Sie sich entschieden haben, werden Sie aufgefordert für 4 bzw. 6 Seiten die Freigabe zu erteilen.
Bitte beachten Sie: Die bis zum Freigabetermin erforderliche Freigabe ist nur dann erfolgt, wenn Sie auch Ihre Adressdatei hochgeladen haben.
Warum erscheint in der Freigabe ein Contentfehler?
Ein Contentfehler wird ausgelöst, wenn der eingegebene Text über die Seite hinausragt (Übersatz) oder ein Bild auf der Seite nicht der geforderten Druckqualität entspricht (roter Punkt = Auflösung zu gering).
Die Seite kann solange nicht freigegeben werden, bis die notwendigen Korrekturen vorgenommen wurden. Der Text muss gekürzt bzw. neues, druckfähiges Bild hochgeladen werden (-> siehe auch Welche Auflösung müssen meine Bilder haben?).
Wenn Sie weder Übersatz noch zu gering aufgelöste Bilder haben, kann es sein, dass Ihr Browser die Seite zwischengespeichert hat. Oft reicht es aus, die entsprechende Seite neu zu laden.
Achtung: Browserbedingt kann es manchmal nötig werden, den Browsercache zu leeren. Unter folgendem Link finden Sie eine Anleitung für alle gängigen Browser: https://browser-cache-leeren.de/windows.html
Sie können uns aber auch gern anrufen oder eine Mail senden, dann übernehmen wir die Freigabe der Seite für Sie.
Wie muss die Adressdatei angelegt sein?
Ihre Adressdaten können Sie als Excel- oder CSV-Datei mit UTF8 Codierung hochladen.
Spaltenbeschriftung und -reihenfolge müssen hierbei unseren Vorgaben entsprechen, Pflichtfelder ausgefüllt werden. Die maximale Zeichenzahl pro Zelle darf nicht überschritten werden.
Beim Upload erfolgt ein erster Datencheck und das Ergebnis erhalten Sie direkt. Korrigieren Sie gegebenenfalls Ihre Angaben und laden Sie die Datei neu hoch.
Vorgaben für Spaltenreihenfolge und Kopfzeile:
Hier können Sie sich eine Musterdatei runterladen.
Das Feld Briefanrede dient zur persönlichen Ansprache Ihres Fördermitgliedes und dort muss die komplette Anrede z.B. "Lieber Herr Mustermann," oder "Sehr geehrte Frau Dr. Muster," inklusive dem Endkomma, wie Sie über dem Editorial abgedruckt werden soll eingetragen sein.
Sollte Ihr Feld Briefanrede leer sein und Sie keine manuelle Nachbearbeitung beauftragt haben, wird dieses Feld automatisch ausgefüllt mit: "Sehr geehrte Damen und Herren,"
Was tun, wenn ich hier keine Antwort auf meine Frage finde oder Beratung brauche?
Sicherlich können wir hier nur einige häufig gestellte Fragen zusammen tragen.
Sollten Sie darüber hinaus Fragen haben oder eine Beratung wünschen, hilft unser Team Ihnen gerne weiter. Sie erreichen uns per E-Mail oder telefonisch.
